特定技能の申請に必要な書類一覧｜様式番号・提出先・誰が出せるかまで

特定技能の採用で多くの企業がつまずくのが、「在留資格の申請に、どんな書類を、どれだけ揃えればいいのか」です。特定技能は提出書類が多く、申請の種類・法人か個人事業主か・分野によって必要書類が変わります。結論を先に言うと、申請は3種類、提出書類は申請人・所属機関・分野別の3グループに整理でき、書類の多くには出入国在留管理庁の参考様式（様式番号つき）が用意されています。自社で様式を作る必要はなく、「どの様式を使い、どの証明書をどこから取り寄せるか」さえ分かれば、準備は前へ進みます。なお、書類を「作る」ルールと「窓口へ出す」ルールは別です（報酬を得た作成は行政書士などの領域、提出は承認を受けた自社の職員も担えます）。後半で整理します。

この記事の要点

• 申請は3種類 — 海外からの呼び寄せ（在留資格認定証明書交付申請）／国内での変更（在留資格変更許可申請）／在留中の延長（在留期間更新許可申請）。使う申請書の様式もここで決まります。
• 書類は3グループ＋様式番号で把握する — ①申請人（本人）②所属機関（受け入れ企業）③分野別。企業が作成する書類の多くは参考様式（第1-5号・第1-6号・第1-11-1号・第1-17号など）があります。
• 法人と個人事業主で税・保険の書類が違う — 納税証明書の税目、住民税、国民健康保険・国民年金など。本文の比較表で確認できます。
• 出すのは管轄の入管、出せる人は申請の種類で変わる — 提出先は住居地か受入れ企業の所在地の管轄官署で、窓口かオンラインの2つ（認定申請は郵送不可）。認定申請は企業の職員が代理人として出せますが、変更・更新は申請等取次者の承認を受けた職員でないと出せません。

申請の種類は3つ

特定技能の在留手続きは、採用する人材の状況で使う申請が変わり、申請書の様式もここで決まります。まずどれに当たるかを確認します。

どの申請でも共通して、申請書には申請前6か月以内に正面から撮影した無帽・無背景の写真（縦4cm×横3cm・裏面に申請人の氏名を記載）を貼付します。用紙は日本産業規格A4です。^[1]

申請書に添える返信用封筒・申請人名簿、窓口で提示するパスポート・身分証明文書、提出先・提出方法・手数料・審査期間の目安は在留資格の申請はどこへ・誰が・どう出すかにまとめています。採用全体のスケジュールと入社月からの逆算は特定技能の採用の流れをご覧ください。

提出書類は3つのグループで整理できる

出入国在留管理庁の提出書類一覧は、申請の種類ごとに次の3グループ（表）で構成されています。^[2]

• ① 申請人に関する書類（第1表） — 申請書・写真・健康診断など本人まわりの書類に加え、企業が作成する契約・支援関係の書類（雇用契約書・支援計画書など）もこの表に含まれます。「申請人に関する書類＝本人が用意する書類」とは限らない点に注意してください。
• ② 所属機関に関する書類（第2表） — 受け入れ企業（特定技能所属機関）の実在・経営状況・法令遵守を示すもの。一覧表は3種類あり、第2表の1（後述の省略基準を満たす機関向けの簡略版）・第2表の2（法人の場合）・第2表の3（個人事業主の場合）に分かれています。
• ③ 分野別の書類（第3表） — 分野ごとに固有の書類。分野別の誓約書・協議会の構成員であることを示す書類のほか、技能試験・日本語試験の合格証明もこの表に整理されています（試験免除のルートが分野ごとに違うため）。

自社が使う一覧表ファイルは、次の順で決まります。

1. 申請の種類（認定・変更・更新）と号（1号・2号）でページのセクションを選ぶ。
2. 在留期間更新許可申請なら第1表と第3表だけ——公式ページに「在留期間更新許可申請では第2表は不要です」と明記されています（第3表も分野別ではなく「全分野（農業・漁業除く）／農業／漁業」の3ファイル構成）。
3. 認定・変更では、同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れていれば第2表の1〜3の書類は提出不要。「一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関」（過去3年間に指導勧告・改善命令なし＋オンライン申請・電子届出＋上場企業等①〜⑤の5区分のいずれか）に当たる機関は第2表の1、それ以外は法人＝第2表の2／個人事業主＝第2表の3を使います。

企業が作成する書類の多くには出入国在留管理庁の参考様式が用意されています。様式は特定技能関係の申請・届出様式一覧からダウンロードでき、以下では書類ごとに様式番号を添えて整理します。

提出書類一覧表そのものも提出物——3ファイルを組み合わせる

出入国在留管理庁の提出書類一覧表は、チェックリストであると同時に提出書類の1つです。認定申請の第1表（表紙）は、提出する該当書類として次の3点を挙げています。

1. 第1表（表紙を含む）
2. 第2表の1〜3のいずれか（省略基準を満たす機関／法人／個人事業主）
3. 第3表の1〜17のいずれか（分野別）

一覧表には書類ごとに、提出の要否（○＝必須／△＝条件付き）と様式番号又は発行機関の欄があり、提出確認欄にチェックを入れて出す作りです。自社が使う組み合わせを最初に確定させると、以降の作業は一覧表を上から埋めるだけになります。

書類名に「の写し」が入っているかは、一覧表で見分けられます（「特定技能雇用契約書の写し」「雇用条件書の写し」などに対し、申請書・概要書・健康診断個人票・支援計画書には付いていません）。⚠️ ただし一覧表に「原本を提出すること」という一般ルールがあるわけではないため、迷う書類は提出前に管轄の地方出入国在留管理官署に確認してください。

申請人に関する書類

申請人（外国人本人）のグループで中心になるのは、申請書・健康診断・技能や日本語の立証の3点です。^[3]

入管に出すこの書類と、送り出し国側の手続きは別物です。第1表の「二国間取決において定められた遵守すべき手続に係る書類」は入管への提出書類ですが、ベトナムの推薦者表やフィリピンのMWO・DMWといった送り出し国側の手続きは、入管の提出書類一覧には現れません。国ごとの中身は特定技能の対象国は？で整理しています。

技能実習からの移行では、試験合格の代わりに技能実習2号を良好に修了したことの立証（評価調書など）を使うルートがあります。どちらのルートかで揃える書類が変わるため、候補者の経歴を最初に確認しておくと手戻りがありません。

変更・更新では本人の税・保険の書類が加わる

在留資格変更許可申請と在留期間更新許可申請では、日本での在留実績があるため、申請人本人の納税・保険料納付を示す書類が第1表に加わります（提出書類一覧表・令和8年6月1日改定版で確認）。

• 全ての納期が経過している直近1年度分の個人住民税の納税証明書と、同一年度の課税証明書（市区町村で取得）
• 課税証明書と同一年の給与所得の源泉徴収票の写し
• 国民健康保険の被保険者の場合＝医療保険の資格情報の写しまたは資格確認書の写し（保険者番号等をマスキング）と直近1年度分の国民健康保険料（税）納付証明書
• 国民年金の被保険者の場合＝被保険者記録照会回答票と、被保険者記録照会（納付Ⅱ）または申請月の前々月までの24か月分の国民年金保険料領収証書の写し（基礎年金番号をマスキング）
• 税・保険料に滞納がある場合＝公的義務履行に関する誓約書（参考様式第1-26号）

これらは過去1年以内の在留諸申請で提出済み（内容に変更がない場合）なら省略できる注記が一覧表に付いています。転職者の受け入れ（変更申請）や毎年の更新では、このグループの取得に市区町村・年金事務所を回る時間を見込んでおきます。

なお、更新申請の第1表は認定・変更より項目が少なく、健康診断個人票・報酬に関する説明書・雇用の経緯に係る説明書・支援計画書・二国間取決の書類は含まれていません（雇用契約書・雇用条件書の写しと、上記の本人の税・保険書類が中心の構成です）。

所属機関に関する書類

所属機関（受け入れ企業）のグループは、「会社の状態を証明する書類」と「契約・支援のために作成する書類」の2種類に分けて考えると準備しやすくなります。

会社の状態を証明する書類

会社の実在・法令遵守・財政状態を示すグループです。概要書・誓約書のように自社で作成するものを除き、発行元が社外にあり取り寄せに時間がかかるため、着手は早いほど安全です。

法人と個人事業主で違う書類

法人と個人事業主では、税・保険まわりの証明書類が別物です。運用要領は次のように書き分けています。^[4][5]

個人事業主でも健康保険・厚生年金の適用事業所であれば、保険関係は法人と同じ書類（領収証書の写し24か月分または社会保険料納入状況照会回答票）です。「法人向けのリストで揃えたら、税目が違って差し戻された」という型のつまずきを避けるため、自社がどちらの列かを最初に確定させてください。

契約と支援のために作成する書類

雇用契約と支援計画のグループは、出入国在留管理庁の参考様式に記入して作る書類が中心です。

支援を登録支援機関へ委託するか自社で行うかで、このグループの書類が入れ替わります。全部委託の場合は支援委託契約に関する説明書（第1-25号）、自社支援の場合は支援責任者・支援担当者の履歴書と実績立証、という対応です。

分野別の書類

多くの分野で中心になるのは、分野別の受入れに関する誓約書（分野参考様式）と、協議会の構成員であることを示す書類の2点です（例＝介護分野の第3表は、この2点に事業所の概要書と技能・日本語の立証書類を加えた構成）。そのうえで内容は分野ごとに大きく異なり、受け入れ人数枠や分野固有の許可（建設業許可など）がある分野では、それを示す書類が加わります。分野参考様式は出入国在留管理庁の各分野別運用要領のページに掲載されています。自社の分野に何があるかは、対象分野の一覧から分野別の記事も参考にしてください。

なお、同一の受入機関で雇用される複数人が同時に申請する場合、「立証資料の対象となる申請人の名簿」（参考様式・補助用紙）に申請人全員の情報をまとめて記載すれば、分野別の受入れに関する誓約書を一通にできます。⚠️ この名簿は、第1表に出てくる「申請人名簿」とは別の様式です（前者は様式一覧ページの「分野参考様式について」に置かれた補助用紙、後者は申請書に添える名簿）。名前が似ているので取り違えないでください。複数名採用では準備の工数がまとまって減るポイントです。

その書類は何を証明するのか——要件との対応表

書類の一覧を「何のための書類か」から引けるようにしたのがこの表です。特定技能の提出書類は、その多くが受け入れ企業の要件（基準）を立証するための書類として要求されています。「なぜこの書類が要るのか」が分かると、自社に不要な書類（派遣をしない、債務超過がない等）の切り分けもできます。要件そのものの中身は受け入れ要件の17項目一覧が対になります（表中の「◯番」は同記事の17項目の番号、「基準1」「基準3」は同記事が整理する4基準の区分です）。

この表は代表的な対応関係の整理で、実際の要否・組み合わせは申請の種類や省略の可否で変わります。企業側の要件を先に一周しておきたい場合は、特定技能で企業に求められる受け入れ要件から読むのが近道です。

本人の言語対応・署名が必要な書類

書類のなかには、外国人本人が「十分に理解できる言語」での作成・理解が求められ、多くは本人の署名も必要になるものがあります。出入国在留管理庁は、申請人本人に特に理解してもらった上で署名が必要なもの等として、次の10様式について英語と9か国語（ベトナム語・タガログ語・インドネシア語・タイ語・ミャンマー語・カンボジア語・モンゴル語・ネパール語・中国語）の翻訳様式を公開しています。^[6]

• 健康診断個人票（第1-3号）
• 特定技能雇用契約書（第1-5号）
• 雇用条件書（第1-6号）
• 技能移転に係る申告書（第1-10号。特定技能2号の在留資格認定証明書交付申請の第1表に、「過去に申請人が技能実習の活動に従事していた場合は必要」として挙げられています）
• 就業条件明示書（第1-13号・派遣形態＝農業・漁業分野のみ）
• 雇用の経緯に係る説明書（第1-16号）
• 1号特定技能外国人支援計画書（第1-17号）
• 報酬支払証明書（第5-7号）
• 生活オリエンテーションの確認書（第5-8号）
• 事前ガイダンスの確認書（第5-9号）

このうち健康診断個人票（第1-3号）は本人の署名ではなく、理解できる言語での作成（外国語の場合は日本語訳の添付）が求められる型です。また第5-7号〜第5-9号は在留資格申請の提出書類ではなく、受け入れ後の支援・届出の場面で使う書類ですが、いずれも本人の言語対応が要る点は同じです。実務では、この一覧がそのまま本人とのやり取りが必要な書類のチェックリストになります。契約締結や事前ガイダンスの場面で翻訳様式を先に用意しておくと、署名の段取りで止まりません。

所属機関の書類は省略できる場合がある

すでに特定技能外国人を受け入れている企業は、所属機関に関する書類の多くを省略できる場合があります。省略のルートは2つです。

1. 同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れている場合——公式の提出書類一覧に「第2表の1〜3に掲載されている書類は提出不要」と明記されています。
2. 「一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関」の場合——簡略版の第2表の1が使えます。この一覧表は表題そのものが「所属機関に関する必要書類（一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関）」で、冒頭に対象の条件が書かれています＝過去3年間に指導勧告書の交付・改善命令処分を受けておらず、各種届出を電子届出で行い、在留諸申請をオンラインで行った所属機関が対象です。そのうえで、次の①〜⑤のいずれかに該当することを示す書類を出します。

⚠️ このルートを使うときは、①〜⑤の書類に加えて「書類省略に当たっての誓約書」（参考様式第1-29号）の提出が必須です。①〜④のルートでは、省略のために新たに作成する様式はこの誓約書1点です（⑤のルートだけは、これに加えて概要書＝第1-11-1号も作成します）。忘れると省略が通りません。^[7]また、①〜⑤のどれにも当たる書類が出せない場合は、第2表の2または3に記載された書類を提出することになります。オンライン申請・電子届出には事前の利用者登録が必要で、登録完了まで一定期間かかります。

第1表側にも省略の注記があります。報酬に関する説明書（第1-4号）・賃金規程の写し・雇用の経緯に係る説明書（第1-16号）などには「同一年度内に既に受け入れている機関又は一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関については省略可」という注記が付いています。この「一定の実績があり適正な受入れが見込まれる機関」は、上の2つ目のルートと同じ言葉です（第2表の1の表題がまさにこの語で、その条件は同表の冒頭に書かれています）。つまり第2表の1を使える企業は、第1表側のこれらの書類も同じ理由で省略できます。

省略するときは、一覧表の記入欄で「いつの申請で出したか」を示します。（ここからは第1表の話です。上の⑤で書いた記入欄は第2表の1のもので、別の表です。）「過去に提出した申請情報」という列は認定・変更・更新の3申請とも第1表にありますが、各行に「・申請年月日 ・受付番号」の記入欄が刷り込まれているのは変更用と更新用の第1表です（認定用は列見出しだけで、行ごとの記入欄が用意されていません）。過去の申請の受付番号を控えていないと省略の主張ができないので、申請のたびに受付番号を社内で記録しておくのが実務のコツです。

電子届出が条件になるのは2つ目のルートだけです（同一年度内ルートに電子届出の条件はありません）。省略した場合でも地方出入国在留管理局から求められたときは提出が必要になるほか、派遣雇用の一部ケースでは省略が認められないなどの細部があり、詳細は受け入れ要件の記事の省略制度の節で解説しています。初回申請の企業は本記事の一覧をそのまま、受け入れ実績のある企業は先に省略の可否を確認してから、揃える書類を絞り込んでください。

在留資格の申請はどこへ・誰が・どう出すか

書類がそろったら、申請人の住居地または受入れ企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署へ、窓口またはオンラインで提出します。決めることは「社内の誰が出しに行くか」「どの官署へ出すか」「窓口かオンラインか」の3点です。1点目は事前の承認が要る場合があるため、書類集めと並行して最初に確認しておきます。

会社の誰が出しに行けるのか——認定は「代理人」、変更・更新は「申請等取次者」

同じ「企業の職員が入管の窓口へ出しに行く」でも、在留資格認定証明書交付申請では代理人として、在留資格変更・在留期間更新では申請等取次者として提出することになります。後者は、あらかじめ地方出入国在留管理局長の承認を受けた職員でなければできません。^[8]

⚠️ 取次ぎは「申請人（または法定代理人）からの依頼」が前提です。施行規則は認定申請について「次の各号に掲げる者（第一号及び第二号については、当該外国人等から依頼を受けた者）」と書き、変更・更新については「本邦にある外国人又はその法定代理人の依頼により」と書いています。出入国在留管理庁の手続案内も「承認を受けている次の者で、申請人から依頼を受けたもの」としています。⚠️ 例外は法定代理人で、条文は依頼要件のかかる範囲から外しています。いずれにせよ、登録支援機関の職員だけに依頼が要る、企業の職員なら依頼が不要、ということではありません。^[9]

⚠️ 取次者が代わって提出できるのは、本人または代理人が日本に滞在している場合に限られます。これは認定申請だけの条件ではありません。施行規則は認定申請について「本邦にある外国人又は…代理人は…出頭することを要しない」と書き、変更・更新についても「本邦にある外国人又はその法定代理人の依頼により」と書いています。出入国在留管理庁の変更・更新の案内にも「取次者が申請を提出する場合には、申請人本人は出頭を要しないものの、日本に滞在していることが必要です」と明記されています。海外から呼び寄せる認定申請では、日本にいる受入れ企業の職員が代理人になるのが通常なので、実務で問題になりやすいのはむしろ、本人が一時帰国中に更新期限が来るケースです。

申請等取次者の承認は、次の条件を満たす人に与えられます。①これまでに入管法に違反する行為など取次ぎを承認することが相当でない行為を行ったことがない等信用できる者であり、所属する機関も同様に信用できる機関であること ②出入国在留管理行政に関する研修会等への参加等その経歴に照らし、外国人の入国・在留手続に関する知識を有していると認められること。承認の申出は、受入れ機関等の所在地を管轄する地方出入国在留管理局・管下出張所の窓口または郵送で受け付けています（申請書類そのものと違い、承認の申出は郵送できます）。派遣職員や事務補佐員でも、その機関で恒常的に業務を行い、指揮命令に服し、正社員と同様の業務を行って業務に精通していると認められれば「職員」として扱われます。申請等取次者証明書の有効期間は3年（取次者が在留資格を有する外国人である場合は、その者の在留期間内または3年後のいずれか早い日まで）で、交付を受けた局の管轄内だけでなく、すべての地方局等・出張所で有効として扱われます。^[10]

②の「知識」の疎明は、原則として出入国在留管理行政に関する研修会等を受講したことを証する文書を出します（一定の職歴等がある人は、代わりにその立証資料でも可）。受講（修了）証明書の写しを使う場合は原則として発行から3年以内のものが求められます。このほか申出には、申出書（別記第1号様式）・写真2葉（3.0cm×2.4cm）・経歴書・在職証明書・登記事項証明書（個人は住民票の写し）・本人確認書類の写し・返信用封筒が要ります。^[11]研修会の日程に左右されるため、「更新の3か月前に思い立って承認を取る」では間に合わないことがある——これが早めに動くべき理由です。

では申請書に署名するのは誰か

申請書に署名するのは、認定申請では申請人または代理人、変更・更新では申請人または法定代理人です。申請書の署名欄そのものが、申請の種類で書き分けられています。^[12][13]

どちらの申請書にも、署名欄とは別に取次者の記入欄（※取次者）が用意されています。取次者はこの欄に記入するのであって、申請人として署名するわけではありません。

申請書の注意書きには「申請書作成後申請までに記載内容に変更が生じた場合、申請人（代理人）が変更箇所を訂正し、署名すること」「申請書作成年月日は申請人（代理人）が自署すること」とあります。変更・更新では、この「申請人（法定代理人）」に会社の職員は入りません。本人が来日中に署名を済ませておく——更新申請では、これが段取り上いちばん抜けやすいところです。

⚠️ 認定申請では、申請書は代理人（企業の職員）が署名できても、添付書類の側に本人の署名が要ります。 特定技能雇用契約書（第1-5号）・雇用条件書（第1-6号）・1号特定技能外国人支援計画書（第1-17号）・雇用の経緯に係る説明書（第1-16号）は、一覧表の留意事項が「申請人の署名及び申請人が十分に理解できる言語での記載が必要」としています。本人が海外にいる段階で署名を集める必要があるため、出入国在留管理庁はこれらの様式について英語と9か国語の翻訳版を公開しています。現地とのやり取りは、この翻訳様式を使うのが前提の設計です。

この違いは社内の段取りも変えます。初回の呼び寄せ（認定申請）は承認なしで自社の職員が代理人として出せますが、その同じ職員が翌年の更新や国内採用者の変更を出しに行くには、別途、申請等取次者の承認が要ります。1人目の受け入れが決まった段階で「社内の誰を取次者にするか」を決めて申出を始めておくと、更新の時期に「出しに行ける人がいない」で止まりません。なお、申請を提出した職員と在留カードを受け取る職員を分けることもできます（同じ受入機関の別の職員が受領のみを取り次ぐ場合は受領証、それ以外の申請等取次者が受領のみを取り次ぐ場合は依頼者の署名がある依頼書を提出します）。^[14]

許可が出たあとも書類の仕事は続きます。受け入れ開始後は、契約や支援の内容が変わったときの随時届出（14日以内）と定期届出が受入れ機関自身の義務として生じます（受け入れ要件の記事・採用の流れ）。

申請書に添えるもの・窓口で提示するもの

申請書と提出書類一覧表のほかに、申請の種類ごとに添付物と提示物があります。

申請人名簿の条件は、公式の書き方が2つあります。 出入国在留管理庁の特定技能のページは「申請取次者を介して複数の申請人について同時申請する場合には次の申請人名簿が必要です」とし、提出書類一覧表（第1表）の留意事項は「複数の外国人について、同一の受入れ機関で受け入れ、同時に申請する場合は必要」としています。前者は取次者を介する場合に限定した書き方、後者は取次の有無に触れない書き方で、範囲が一致していません。複数人をまとめて申請するなら、取次者を介するかどうかにかかわらず名簿を用意しておくのが安全です。なお、分野別の受入れに関する誓約書を一通にまとめるときに使うのは、これとは別の「立証資料の対象となる申請人の名簿（参考様式・補助用紙）」です（分野別の書類）。

提出先の官署は「住居地」か「受入れ企業の所在地」で決まる

管轄は申請の種類と、誰が提出するかで変わります。

窓口の受付時間は平日の午前9時から12時、午後1時から4時です（手続により曜日・時間が設定されている場合があります）。地方出入国在留管理官署は、札幌・仙台・東京・名古屋・大阪・広島・高松・福岡の8つの地方出入国在留管理局と、その支局・出張所で構成されています。⚠️ 成田空港・羽田空港・中部空港・関西空港の各空港支局では在留手続を取り扱っていません。地図上で最寄りに見えても提出先にはならないため、管轄は必ず官署一覧で確認してください。^[15]

「郵送で提出できない」と明記されているのは認定申請のページだけです。^[16]変更・更新のページには郵送の可否についての記載がなく、申請等取次制度の説明では、在留諸申請一般について地方出入国在留管理局への本人出頭が原則とされています。^[17][18]つまり3申請とも、原則は「窓口へ持って行く」か「オンラインで出す」かの2択で考えるのが安全です。本社と勤務地が離れている企業ほど、「誰が管轄の官署まで行くか」を書類がそろう前に決めておく必要があります。

出し方は窓口とオンラインの2つ——手数料と審査の目安

3種類とも窓口・オンラインのどちらでも申請でき、手数料は申請時ではなく「許可されるとき」に納付します。

納付は許可されるときなので、不許可なら手数料は発生しません。納め方は、手数料納付書（別記第84号様式）に収入印紙を貼って提出する形です。金額自体は小さく、費用の本体は専門家報酬・紹介料・支援委託費の側です。

申請中に在留期間が満了しても、すぐ不法滞在になるわけではありません。在留カードを持つ人が在留資格変更・在留期間更新を申請した場合、処分が満了日までにされないときは、処分がされる時、または在留期間の満了日から2か月が経過する日のいずれか早い時まで、従前の在留資格のまま従前の活動を続けられます（特例期間）。^[19]

オンラインに切り替えると企業側に新しく発生する実務

在留申請オンラインシステムは認定・変更・更新のいずれにも使えます（手数料が500円安くなるのは、手数料のある変更・更新だけです。認定申請はもともと無料なので差は生じません）。一方で、事前の利用者登録と、「在留カード裏面に申請中の印が押されない」ことへの対応が新しく発生します。

• 利用者登録（利用申出の承認）が要る — 所属機関（受け入れ企業）の職員がシステムを使うには、申請等取次者としての承認を受けているか、承認要件を満たしている必要があります。登録支援機関の職員が使えるのは、支援計画の全部の実施の委託契約に基づいて支援を行っている（行おうとしている）外国人についてのみで、加えて所属機関から依頼を受けている必要があります。外国人本人・法定代理人・親族が自分で使う場合は、マイナンバーカード（署名用電子証明書と利用者証明用電子証明書）が必要です。^[20]

• 在留カード裏面に「申請中」の印が押されない — 窓口申請と違い、オンライン申請では受付時の押印がありません。そのため本人は在留カードに加えて、申請受付番号が記載された「受付完了メール」を常に携行する必要があります。このメールは申請受付が完了した翌日に、外国人本人と利用者へ送信されます。本人がメールアドレスを持たず、申請時に本人以外のアドレスを入力した場合はとくに注意が必要です。^[21]

• 在留期間の満了日当日は使えない — 満了日当日にオンラインシステムで申請することはできず、管轄の官署の窓口で申請することになります。期限がぎりぎりのケースほど、オンライン前提で段取りを組まないほうが安全です。^[22]

• 新様式の在留カードでは在留期間を住民票で確認する — 令和8年（2026年）6月14日以降に交付される新様式の在留カードは、券面に在留期間の情報が記載されておらず、在留カード等読取アプリケーションで読み取っても表示されません。オンライン申請は在留期間が必須入力項目で、現に有している在留期間を正確に入力しないと申請できない仕様のため、出入国在留管理庁は申請人の住民票に記載された在留期間で確認するよう案内しています。読取アプリは令和8年9月を目途に、在留期間・許可の種類・許可年月日を表示できる改修版のリリースが予定されています。更新申請を担当する人は、在留カードの現物だけを見て入力しようとすると止まる点に注意してください。^[23]

• 在留カード等の受け取りは「窓口」のほうが早い／郵送を選べない場合がある — 認定証明書は「メール」か「郵送」、在留カードは「郵送」か「窓口」を選べます。ただし在留カードで郵送を選べないケースが4つあります＝①同時に再入国許可申請をしている場合 ②在留カードの交付ではなく旅券への証印で許可される場合（3月以下の在留期間が決定された方など） ③在留カードに漢字氏名併記の申出をする場合（すでに漢字併記済みの人は郵送可） ④在留カードの有効期間更新申請を伴う場合。また出入国在留管理庁は、郵送を選ぶと到着まで日数がかかるとして、早く受け取りたい場合は受領方法に窓口を選ぶことを勧めています。^[24]処理状況が「返却中」「発行待ち」「完了」になると受領方法は変更できません。^[25]

• 添付できるのはPDFで20ファイル・合計25MBまで — 提出書類は原則PDF（拡張子 .pdf）で添付し、顔写真を含め合計25MB以下・20ファイルまで。解像度は200dpi相当以上が推奨されています。⚠️ パスワード・印刷禁止・コピー禁止などのセキュリティ設定が付いたPDFはエラーファイルとして処理され、しかもエラーメッセージが表示されません（入管側で資料を確認できず、出し直しになります）。社内で回覧するために保護をかけたファイルをそのまま添付しない、という運用上の注意点です。25MBを超える場合は「資料添付に係る申告書」（参考様式9）とともに入る分だけ添付し、再添付が可能になった旨のメールを待ちます。^[26]

• 在留資格認定証明書は電子メールで受け取れる — 受け取ったメールは海外にいる本人へ転送でき、紙の証明書を海外へ郵送する手間・費用・時間がかかりません。窓口で申請する場合も、事前にオンラインで利用者登録したうえで「（窓口申請）在留資格認定証明書電子交付希望申出書」を提出すれば電子交付を受けられます。^[27]

• 一部の分野は入力項目の読み替えが必要 — 令和8年（2026年）4月1日以降、リネンサプライ・工業製品製造業・造船・舶用工業・自動車運送業・鉄道・林業・木材産業・資源循環の8分野については、システム改修が完了するまで入力項目を読み替えて入力するよう案内が出ています。該当分野で初めてオンライン申請する場合は、入管庁の案内を先に確認してください。^[28]

• 利用申出の有効期間は3年・放置すると使えなくなる — 所属機関等の職員の利用申出は、承認された日から3年間が有効期間です。継続するには有効期限の1か月前までに定期報告を行います（有効期限の2か月前に利用者全員へメールで通知が来ます）。定期報告の承認にはおおむね1か月程度かかるため、残り1か月を切ってから出すと期限までに承認されず、システムが使えなくなることがあります。有効期限を過ぎるとログインもできず、郵送または窓口での定期報告が必要になります。定期報告の手数料はかからず、承認されると従来の有効期限から3年延びます。なお利用者IDは個人に付与されるので、担当者が異動したら別の職員が同じIDを使うことはできず、追加の利用申出が要ります。^[26]

オンライン申請と電子届出は、簡略版の第2表の1を使うための条件にもなっています（所属機関の書類は省略できる場合がある）。⚠️ ただし2人目以降が楽になる主な理由はオンラインではなく、同一年度内にすでに特定技能外国人を受け入れていることです（このルートにオンラインの条件は付いていません）。混同すると「オンラインにしたのに書類が減らない」という食い違いが起きます。

不交付・不許可になったらどうするか

3つの申請はいずれも、不服申立ての手続がありません（公表されている手続概要の「不服申立方法」欄が、認定・変更・更新のいずれも「なし」です）。つまり、審査の結果に対して行政不服審査の手続をとる仕組みは用意されていません。不交付・不許可になった場合は、理由を確認したうえで、書類と実態を整え直して申請し直すというのが実務上の進み方になります。変更・更新は許可時に納める手数料なので、不許可のときに費用は発生しません。

なお、紙の在留資格認定証明書の交付を受けた後に入国を取りやめた場合は、証明書の原本を交付を受けた地方出入国在留管理官署へ郵送または窓口で返納するよう協力が求められています（申請番号・返納者の氏名・申請人との関係・返納理由を記載した文書を添えます）。採用が流れたときに手元に残しがちな書類なので、社内の手順に入れておきます。

⚠️ 交付された在留資格認定証明書には期限があります。 運用要領は「在留資格認定証明書の有効期間は、交付日から3か月以内」としています。^[29]交付後に本人の渡航準備や査証申請が長引くと、この3か月に収まらないことがあります。認定申請は「出して終わり」ではなく、交付日から3か月で入国できる段取りとセットで動かす必要があります。

実際の審査日数の実測値と「入社してほしい月」からの逆算は特定技能の採用の流れ、更新のタイミング管理と通算5年の数え方は特定技能の在留期間と更新で解説しています。

報酬を得た書類の「作成」は行政書士などの専門家の領域

報酬を得て、官公署に提出する書類の作成を業として行えるのは、行政書士（や弁護士）など法律で認められた者に限られます。行政書士法は、行政書士の業務を第1条の3で「他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類…その他権利義務又は事実証明に関する書類を作成することを業とする」と定め、第19条第1項で「行政書士又は行政書士法人でない者は、他人の依頼を受けいかなる名目によるかを問わず報酬を得て、業として第一条の三に規定する業務を行うことができない」としています（第1条の2は「職責」で、業務の規定ではありません）。出入国在留管理庁も申請等取次者向けの案内で「弁護士及び行政書士以外の方が、官公署に提出する申請書等の書類の作成を報酬を得て業として行うことは、行政書士法違反に当たるおそれがありますので御留意ください」と注意喚起しています。^[30]

第19条第1項にはただし書きがあり、他の法律に別段の定めがある場合と、「定型的かつ容易に行えるものとして総務省令で定める手続」について「相当の経験又は能力を有する者として総務省令で定める者」が電磁的記録を作成する場合は制限の対象外とされています。この「総務省令」は特定できます。 行政書士法施行規則第20条が、対象の手続を自動車関係の手続（新規登録・新規検査と保管場所証明の同時申請／検査対象軽自動車の新規検査／継続検査）に限って列挙し、対象の者を一般社団法人日本自動車販売協会連合会・一般社団法人全国軽自動車協会連合会・一般社団法人日本自動車整備振興会連合会の3団体に限って定めています。⇒ 総務省令が挙げているのは自動車関係の手続とこの3団体だけで、在留資格の申請は列挙されていません（個別の当てはめは行政書士などの専門家にご確認ください）。^[31]

特定技能の実務にとって重要なのは、第1条の3が「書類」に電磁的記録を含めている点です。 条文は「その作成に代えて電磁的記録…を作成する場合における当該電磁的記録を含む」と書いています。つまりオンライン申請で入力・作成する電子データも、紙の申請書と同じく「作成」の対象です。「オンラインだから紙の書類作成とは違う」とは読めません。

誰が何をできるのか——行政書士・登録支援機関・自社の職員

論点は「書類の作成」「窓口への提出」「オンラインの利用」の3つに分かれ、担い手ごとに可否が変わります。

登録支援機関に支援を全部委託していても、申請書類の作成まで任せられる先ではありません。作成が必要な場合は行政書士などの専門家と連携して進めます（費用の目安は特定技能の採用費用・相場）。

当サイト（トモハタ）は、申請の代行・書類作成を行いません。情報提供と、条件に合う登録支援機関・人材紹介会社のご紹介を行います。

まとめ

特定技能の在留資格の申請は、①在留資格認定証明書交付申請 ②在留資格変更許可申請 ③在留期間更新許可申請の3種類に分かれ、提出書類は申請人・所属機関・分野別の3グループで整理できます。企業が作成する書類の多くには参考様式（第1-5号・第1-6号・第1-11-1号・第1-17号など）が用意されており、法人と個人事業主では税・保険の証明書類が変わります。取り寄せに時間がかかる証明書類から先に動き、最終的には出入国在留管理庁の最新の提出書類一覧で確認するのが確実です。そろえた書類は、住居地または受入れ企業の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署へ、窓口またはオンラインで提出します。認定申請は企業の職員が代理人として出せますが、変更・更新は申請等取次者の承認を受けた職員でなければ提出できないため、社内で誰を取次者にするかは早めに決めておきます。「作る」と「出す」を切り分けて、必要に応じて行政書士などの専門家と連携して進めましょう。

制度の全体像は特定技能採用の完全ガイド、採用の流れは特定技能の採用の流れ、企業の受け入れ要件は特定技能で企業に求められる受け入れ要件をご覧ください。

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